Indemnités kilométriques du dirigeant : ce qui les rend non imposables

Une allocation forfaitaire pour frais versée à un dirigeant de société est imposable comme un supplément de rémunération. La règle est plus stricte que pour un salarié ordinaire. Mais les indemnités kilométriques calculées sur la base du barème échappent à cette qualification — à une condition, et une seule : que le kilométrage parcouru à titre professionnel soit dûment justifié.

Pour un dirigeant, le forfait est un salaire

Un salarié ordinaire peut recevoir certaines allocations forfaitaires pour frais sans qu'elles soient imposées. Un dirigeant, non.

Les indemnités, remboursements et allocations forfaitaires pour frais versés à un dirigeant sont considérés comme un supplément de rémunération passible de l'impôt. Peu importe qu'ils correspondent à des dépenses réellement engagées : c'est leur caractère forfaitaire qui les fait basculer.

Autrement dit, verser à son dirigeant « 300 € par mois de frais de déplacement » sans autre forme de procès revient à lui verser 300 € de salaire supplémentaire, avec ce que cela implique côté impôt et côté charges.

Les indemnités au barème font exception — à une condition

Voici le point décisif, et il change tout.

Les indemnités kilométriques calculées d'après le barème administratif ne constituent pas des allocations forfaitaires, dès lors qu'il est dûment justifié du kilométrage parcouru à titre professionnel avec le véhicule concerné.

Lisez la phrase dans les deux sens. Avec justificatif, ce sont des remboursements de frais. Sans justificatif, ce sont des allocations forfaitaires — donc de la rémunération.

Ce n'est pas le mode de calcul qui pose problème, c'est l'absence de preuve. Le barème est parfaitement admis ; c'est le vide derrière le montant qui ne l'est pas.

Ce qu'il faut pouvoir établir

L'administration attend trois choses, et elles sont précises :

• la date, l'objet et l'importance réels des déplacements ;
• le nombre exact de kilomètres parcourus à titre professionnel ;
• la cohérence du montant avec des dépenses réelles justifiées.

Le deuxième point est arithmétique, le troisième découle du barème. C'est le premier qui pose problème en pratique — parce qu'il ne se reconstitue pas.

« Objet réel du déplacement » ne se satisfait pas d'un motif générique. « Déplacement professionnel » ne dit rien ; « rendez-vous client Durand, signature du devis, Lille–Amiens » se vérifie. La différence n'est pas de style : c'est celle entre un élément justifié et une affirmation.

Il faut par ailleurs pouvoir justifier le moyen de transport utilisé et la puissance fiscale du véhicule, qui déterminent la ligne de barème appliquée.

Deux virements identiques, deux natures différentes

C'est ainsi qu'il faut se représenter la règle.

Un dirigeant se fait rembourser 1 200 € de déplacements sur l'année. Deux scénarios :

Avec un relevé — chaque trajet daté, motivé, chiffré, rattaché à un véhicule identifié. Le versement est un remboursement de frais. Il n'entre pas dans la rémunération imposable du dirigeant.

Sans relevé — un montant calculé de mémoire en fin d'année, ou un forfait mensuel confortable. Le versement est requalifié en supplément de rémunération. Il devient imposable, et se traite comme un élément de rémunération.

Même somme, même bénéficiaire, même véhicule. La seule variable est le carnet.

Pour un dirigeant, tenir un relevé de déplacements n'est donc pas une formalité administrative : c'est ce qui détermine la nature fiscale du versement. C'est probablement le seul cas, dans tout le sujet des frais kilométriques, où le justificatif ne documente pas la dépense mais la constitue.

Qui est concerné

La règle vise les dirigeants au sens large :

• en société anonyme : le président du conseil d'administration, le directeur général, les administrateurs chargés de fonctions spéciales ;
• en SARL : les gérants, qu'ils soient minoritaires ou majoritaires ;
• en SAS, et dans les autres formes : les gérants soumis au régime fiscal des salariés ;
• plus largement, toute personne exerçant effectivement la direction de la société.

Le président d'une SASU comme le gérant d'une EURL relèvent donc de cette logique, quelle que soit par ailleurs leur affiliation sociale.

S'organiser sans y passer ses dimanches

La contrainte est réelle, mais elle est mécanique — donc elle s'automatise.

Ce qu'il faut, c'est un relevé tenu au fil de l'eau, pas un rattrapage de fin d'exercice. Reconstituer en décembre l'objet réel d'un trajet du 12 mars est au mieux approximatif, au pire indéfendable.

Le minimum viable tient dans un tableau : date, motif précis, départ, arrivée, distance, véhicule. Notre modèle de tableau Excel reprend ces colonnes et il est gratuit ; le calculateur de frais kilométriques donne le montant au barème.

C'est aussi, très exactement, ce que Kilomo enregistre — avec le calcul appliqué et l'état de frais mensuel produit à partir du détail, de sorte que le justificatif existe avant qu'on en ait besoin.

Ce que ça ne dispense pas de faire

La règle porte sur la nature du versement, pas sur le reste. Le montant se calcule au barème comme pour n'importe qui : mêmes tranches, mêmes seuils, même majoration pour un véhicule électrique. Voir Barème kilométrique 2026 pour les montants.

Et les modalités de remboursement au sein de la société — décision, périodicité, note de frais — se règlent avec votre expert-comptable. Ce texte est un repère, pas un avis fiscal.

Pour les autres statuts, voir Frais kilométriques : ce que votre statut change.